Ο προϋπολογισμός (ποσοτική έκφραση ενός προγράμματος δράσης) είναι μια πρόβλεψη – εκτίμηση των μελλοντικών εξόδων (πως θα χρησιμοποιηθούν οι πόροι;) και εσόδων (τι αποτελέσματα θα φέρουν;) του συνεταιρισμού μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα (συνήθως ετήσιος διαχωρισμένος σε μήνες). Συντάσσεται για δύο βασικούς λόγους
– Εφόσον ο συνεταιρισμός μέσω των προϋπολογισμού έχει αποτυπώσει επακριβώς τις προσδοκίες του σε όλα τα οικονομικά μεγέθη, είναι σε θέση να συγκρίνει αργότερα τα απολογιστικά στοιχεία με τις προβλέψεις και να αναγνωρίσει τι προκάλεσε πιθανόν αυξήσεις ή μειώσεις σε σχέση με τα προϋπολογιζόμενα. Ο προϋπολογισμός λειτουργεί ως πυξίδα, ως οδηγός για τη μελλοντική πορεία του συνεταιρισμού. Γι’ αυτό και θα πρέπει να υπολογίζεται με μεγάλη προσοχή, λαμβάνοντας υπόψη πολλούς παράγοντες, και καταρτίζοντας σενάρια, αισιόδοξα, ουδέτερα ή απαισιόδοξα.
– Ο δεύτερος και πολύ σημαντικός λόγος σύνταξης του προϋπολογισμού είναι να υπολογίσει ο συνεταιρισμός τα μελλοντικά του έσοδα, προκειμένου να καλύψει τις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις του. Συνεταιρισμοί που δεν προϋπολογίζουν όλα τα παραπάνω είναι δυνατόν να βρεθούν προ εκπλήξεων, να αναζητούν τελευταία στιγμή κεφάλαιο κίνησης, να αφήνουν ακάλυπτες επιταγές κ.ά.
Τα στοιχεία που λαμβάνει ως βάση ο συνεταιρισμός, προκειμένου να συντάξει τον προϋπολογισμό, είναι τα απολογιστικά στοιχεία παρελθουσών χρήσεων, ο υπολογισμός του Νεκρού Σημείου* και οι ποσοτικοί και ποιοτικοί δείκτες του συνεταιρισμού. Λαμβάνονται επίσης υπόψιν οι ρεαλιστικές προσδοκίες των μελών, η πορεία του κλάδου στον οποίο δραστηριοποιείται ο συνεταιρισμός, η γενικότερη πορεία της οικονομίας.
Ένα πλήρες Προϋπολογιστικό Οικονομικό Πλάνο, περιλαμβάνει:
- Προϋπολογισμό Ισολογισμού
- Ταμειακό Προϋπολογισμό (προϋπολογίζονται οι ταμειακές εκροές και εισροές ώστε να εξασφαλίζεται σε κάθε στιγμή ικανοποιητική ρευστότητα).
- Προϋπολογισμό Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης
Ο τελικός προϋπολογισμός Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης είναι το ενοποιημένο αποτέλεσμα επί μέρους προϋπολογισμών:
- Προϋπολογισμός πωλήσεων** (βάση για τους υπόλοιπους προϋπολογισμούς)
- Προϋπολογισμός κόστους πωληθέντων**
- Προϋπολογισμός δαπανών διάθεσης και λειτουργίας
- Προϋπολογισμός αποσβέσεων
- Προϋπολογισμός χρηματοοικονομικών δαπανών
Ο Προϋπολογισμός θα πρέπει να ελέγχεται (π.χ. ανά μήνα) συγκρίνοντας τα πραγματοποιθέντα ποσά με τα προϋπολογισθέντα, ώστε να εντοπίζονται λάθη – αστοχίες και να λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα.
* Νεκρό Σημείο του συνεταιρισμού είναι το ύψος εκείνο των πωλήσεων όπου καλύπτονται ακριβώς τα κόστη (σταθερά + μεταβλητά), δλδ. το σημείο στο οποίο δεν υπάρχει ούτε ζημία αλλά ούτε και κέρδος.
Νεκρό Σημείο (σε ευρώ) = Σταθερά έξοδα / [ (Τιμή Πώλησης ανά μονάδα – Μεταβλητά Έξοδα ανά μονάδα) / Τιμή Πώλησης ανά μονάδα ]
** Υποδιαιρούμενοι σε επιμέρους προϋπολογισμούς (π.χ. άλλος για τα φάρμακα και άλλος για τα παραφάρμακα).